なぜエラーはなくならないのか


本日は本家のAdaptive Insightsのブログ記事からご紹介したいと思います。

取り上げるのは「財務報告のエラーをなくす5つの方法」です。

「財務報告のエラーをなくす5つの方法」

5 Ways to Kill Financial Reporting Errors

本記事はこちらの記事を日本語にまとめたものです。

(原文は英語です)

早速5つの方法を挙げると
1.適切なセキュリティ環境に置く
2.数式に仮定を埋め込まない
3.ビジュアルアナリティクスを活用する
4.共通言語を作成する
5.データを一元化する

1.適切なセキュリティ環境に置く

「データセキュリティ」という言葉をきくと私たちはサイバー犯罪や悪質なハッキングを想像しますが、財務報告書はあなたの手を離れた瞬間から脆弱性を持つようになります。

予算管理者が変更点を見つけて数式を調整すると、現場のレポート作成の際にゆがみが生じる危険があります。またユーザーの単純なタイプミスもそのまま結果を流してしまうとどのセルが変更されたかを把握するのに非常に時間がかかることがあります。

セキュリティ機能が充分でないスプレッドシートが投資家や広範なコミュニティに共有されると会社のすべての基礎情報が丸裸になる恐れもあります。

アクセスを制限し、すべての変更を追跡できるセキュアな環境が必要になります。

2.数式に過程を埋め込まない

数式は最も頻繁に編集される項目のひとつです。個々の数式に仮定が入ってしまっている場合仮定が変更になるたびに数式を修正しなくてはなりません。それでは遅からずエラーが発生します。

仮定はそれ単体でひとつのセルに入れ、そのセルから個々の数式に引き出すようにします。そうすれば仮定が変わっても修正するのはセル一つだけで済みます。

3.ビジュアルアナリティクスを活用する

1973年、イギリスの統計学者Francis Anscombeは、紙の公開統計解析におけるグラフのデータ可視化の重要性を強調しました。

元データを見ているだけでは種類を見分けることすら難しいですが、グラフを使うと異常値を見つけやすくなりデータで何か問題が発生する可能性がある場所をすぐに確認することができます。

4.共通言語を作成する

複数のソフトウェアやスプレッドシートからのデータを議論する複数のチームメンバーは用語について混乱することがあります。しかし、部門間での用語を定義しておくとレポートの誤りはほぼなくなります。

混乱の芽を摘むためにチームメンバーをまとめて、定義された一貫した命名規則を作成しましょう。さらに、時間をかけてこれらの規則がなぜ重要であるか、規則によって発生防止に役立つエラーについて議論しましょう。メンバーが規則作成の背後にある理由を理解すれば普及はより早く広がります。

5.データを一元化する

Excelでの精度の悪夢:ほぼ90%のスプレッドシートにはエラーが含まれているという研究結果があります。しかし実際には多くの組織にとってExcelだけが唯一の問題ではありません。

多くの中小企業では2~3つのソフトウェアを扱っており、中規模で4~7、大企業だとその数字は簡単に2桁を超えるでしょう。Excelのような静的なソリューションを使用して無数のソフトウェアと紐づけるとエラー報告があふれることになります。

そのためクラウドベースの財務ダッシュボードへデータを一元管理することを検討してはいかがでしょうか。

終わりに

あなたのチームが個々のエラーを潰すために時間を費やしていると、分析をおこなってデータの背後にある物語を読み進める時間が少なくなることを意味します。

個別のエラーをターゲットにするのではなく、全体的に見ることができる簡単なソリューションを採用する必要があるでしょう。